OFFICE锦囊妙计2005之WORD篇

    怎样才能让那些常用程序乖乖地听你摆布呢？在本次专题中，《个人电脑》将会教你几招超高竿的Office操作小技巧，为你省下大把时间。     相信对Microsoft Office不需要做太多介绍，这是一套办公室软件套装，里面包含了许多程序，它们都是单独开发的，工作界面和功能都不太一样，比如说Excel的剪贴板功能，就跟其它的Office软件完全不同

    怎样才能让那些常用程序乖乖地听你摆布呢？在本次专题中，《个人电脑》将会教你几招超高竿的Office操作小技巧，为你省下大把时间。

    相信对Microsoft Office不需要做太多介绍，这是一套办公室软件套装，里面包含了许多程序，它们都是单独开发的，工作界面和功能都不太一样，比如说Excel的剪贴板功能，就跟其它的Office软件完全不同。    目前市面上发售的Office产品有很多版本，不同版本内包含的程序也不尽相同。不过，通常情况下，Word、Excel和Outlook三个程序肯定是包含在内的，其它的――比如说PowerPoint、Publisher、Access和InfoPath――就得视版本而定了。如果你安装的是专业版或企业版的话，还将获得内置的可扩展标识语言（简称XML）功能、限制文件共享对象和转发的功能、打印文档的工具等等。无论你现在使用的是哪一个版本的Office软件包，里面包含的程序都拥有一些独特的特性和使用窍门。    Office软件中包含了许许多多的功能选项，但实际上在日常工作中经常用到的只占其中一小部分，比如说粘贴选项智能标记（Paste Options smart tags）和自动更正智能标记（AutoCorrect Options Smart Tags）。只要熟练掌握了它们的用法，工作中将会节省许多时间。    另一个简化Office操作的好办法就是将经常需要用到的工具添加到“工具栏”中，无论哪一个Office程序，操作方法都一样。首先，将光标移到工具栏上，点击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“自定义”，将平时不太使用的工具按钮从工具栏中移走，将需要的工具按钮添加进去（用鼠标点击“自定义”对话框的“命令”列表中的命令，拖动鼠标，将它拽到工具栏上）。如果你不喜欢添加的工具按钮的缺省标题或图标，可点击“更改所选内容”按钮，在弹出菜单的“命名”一栏中进行更改。将平时使用频率最高的工具――比如说Outlook中的“阻止垃圾邮件”和Excel中的“发布Web页面”――摆放在一起，使用起来可以节约很多时间。

调出完整的Word指令清单    如果你想获得一份完整的Word指令清单，可以借助一个内置的宏指令来将它打印出来。操作方法如下：点击菜单“工具”|“宏”|“宏”，点击下拉框“宏的位置”|“Word指令”；向下拖动滑动块，浏览上方的“宏名”列表，找到一条名为“ListCommands”的宏指令，点击它，然后再点击右侧的“运行”按钮。桌面上会弹出一个命令列表对话框，如果选中单选框“当前菜单和快捷键设置”，Word将会自动新建一个文档，里面列举出了菜单栏的所有指令和键盘快捷键组合；如果选中单选框“所有Word命令”，新建的文档中将会列举出包括对话框选项和快捷菜单选项在内的所有指令，约有21页之多（如图）。

检查任务窗格    点击菜单“视图”|“任务窗格”，即可调出各种功能的任务窗格（“文件恢复”任务窗格除外，一般在系统发生问题之后打开Word，“文档恢复”任务窗格会自动出现）。点击窗格标题按钮右侧的下拉箭头，随后弹出的列表中列举出了所有任务窗格的标题，点击它们，就可以在不同的任务窗格之间进行切换了，比如说启动邮件合并功能和浏览剪贴画，非常便捷。

找回丢失的文件    有时候你可能会碰到这样的情况：系统突然死机了，重启后打开Word，却发现后台自动保存的临时文件竟然无影无踪。假如这些文件是存放在网络硬盘驱动器上，当你运行Word时，那个驱动器还没有连接上的话，这些文件还能够找到，但是由于Word已经自动将它们从列表中删除，自然也就没办法打开了。    在这种情况下，不妨到自己的硬盘上找一找。点击菜单“工具”|“选项”|“文件位置”|“自动恢复文件”，后面跟着的路径就是它的默认存放位置，通常都是存放在C：Documents and SettingsUsernameApplication DataMicrosoft Word目录下，“Username”指的是你的用户名（如图）。

    一般情况下，实时恢复（LiveRecovery）文件和自动恢复（AutoRecovery）文件是无法用双击的方式打开的，你只能单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“打开”，然后在程序列表中选择用Word程序来打开它。

信息检索任务窗格的使用方法    信息检索任务窗格中将会列举出系统从商业服务链接（Premium Sites）中搜索到的结果――点击窗格最下方的“信息检索选项”按钮，将一些收费网站关闭（只需要将相对应选项前面的复选框中的勾取消即可；或者也可以点击“更新/删除”按钮，将所有站点都删除掉）。调出信息检索任务窗格的快捷方法为：选中一个单词、句子或单元格，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“查阅”，它就会弹出来。

使用“搜索”工具的小窍门    “查找和替换”工具除了可用来更改文档内容之外，还可以调整格式。比如说，将一封电子邮件的内容粘贴到Word文档中，里面可能会出现很多无用的回车空行，调出“查找和替换”对话框，在“查找内容：”一栏中键入“^p”（不含双引号），“替换为：”一栏为空（如图）

    如果段落之间需要保留一个空行，则查找两个连续的空行，在“查找内容：”一栏中键入“^p^p”（不含双引号），在“替换为：”一栏中键入“^p”（不含双引号）。最后点击“全部替换”按钮，即可调整出你想要的排版布局。此外，你还可以点击“查找和替换”对话框中的“高级”按钮，然后再点击“特殊字符”按钮的下拉框，下拉列表中列举出了多种字符，可供选择。

让智能标记变得更聪明    在Office中有两类智能标记：一类是基于操作的智能标记，如用来标识日期、地址、人名的智能标记以及自动更正智能标记、粘贴选项智能标记等；一类是基于内容的智能标记，应用程序首先查找、识别和标记指定的内容，然后用户可以选择相应的动作进行操作。如果你想关闭地址、姓名和日期智能标记，可点击菜单“工具”|“自动更正选项”，在弹出的对话框中点击“智能标记”选项卡，将你不需要的识别器前面的复选框内的勾去掉即可（如图）。

    另外，粘贴选项智能标记也是一项非常实用的工具，每当你在文档中粘贴文字或者图片时，粘贴选项智能标记的图标便会立刻出现在你刚刚粘贴的内容的旁边；点击它，画面上会出现一个下拉选单；在下拉选单里面选择你想使用的选项，然后继续编辑刚刚加入的内容。

在Word文档中加入背景图    如果将一张漂亮的图片设置成Word文档的背景，也许会比较吸引人。点击菜单“格式”|“背景”|“水印”，桌面上将会弹出一个“水印”对话框，将单选框“图片水印”选中，点击“选项图片”按钮，即可浏览你所收藏的图片。如果你担心图片的颜色太过鲜艳，会妨碍到人们阅读文档的内容，可将复选框“冲蚀”选中，背景图片将会变得很淡，近似透明，除非你将该文档打印出来，否则在屏幕上几乎是看不出来的（如图）。