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Office巧用选择性粘贴实现强大功能

办公软件 2014-11-25 14:49:01 转载来源: 网络整理/侵权必删

    我们在使用Office系列软件操作时,复制与粘贴是使用频率较高的两个操作。可是大家知道吗?“粘贴”命令还有个同胞兄弟――“选择性粘贴”,它不仅同样可以完成粘贴操作,而且功能更为强大

    我们在使用Office系列软件操作时,复制与粘贴是使用频率较高的两个操作。可是大家知道吗?“粘贴”命令还有个同胞兄弟――“选择性粘贴”,它不仅同样可以完成粘贴操作,而且功能更为强大。通过它,我们可以发掘出Office系列软件的多种隐藏功能,会收到意想不到的作用。下面,我们通过具体实例为大家介绍选择性粘贴的强大功能。

    文字、表格巧转图片

    在日常办公中,有时为了防止Word文档内容被篡改,会为它加上相应密码。但这些密码的使用较为复杂。而且,如果用一份加了密码的文档作为公司的宣传文档,也会有许多不方便。这时,我们可以设法将文档中的文字、表格转为图片。

    在Word中将需要转成图形的文字、表格选中并复制或剪切,单击菜单“编辑”选择“选择性粘贴”命令,在“选择性粘贴”对话框中选取一种图片类型(有“图片、增强型图元文件”两种格式可供选择),单击“确定”,即可将文字转为图片格式(如图1)。

Office巧用选择性粘贴实现强大功能

    图片格式相互转

    有时候我们通过Word的绘图工具能绘制出一些漂亮的图片,这时我们用什么方法来保存自己的创意呢?通过选择性粘贴命令,不仅操作简单,最主要的是,Word可以将图形转换为七种格式。选择更广泛。

    首先把图形对象选中然后执行剪切命令,再通过“选择性粘贴”命令,在打开的对话框中即可将Word中的图形对象转为你需要的图片格式(如图2),更有七种格式可供选择。此时,你还会以为Word只是一个字处理软件吗?

Office巧用选择性粘贴实现强大功能

    另外,在Word中,将需要转变格式的图片在Word中插入(如BMP图片),选中并剪切,单击“选择性粘贴”命令,选择一种需要转变格式,单击确定即可,以后不用再去借助专门的转换软件了吧!

    滤除Html格式,避免系统假死

    在Word中,如果我们直接把网页中的内容复制、粘贴到文档中,常会造成一段时间的系统假死。产生这种现象的原因是用Html格式粘贴容量较大,因为粘贴过来的内容除文本外,还有表格、边框、字体、段落设置等数据。而这些数据对于我们却用处不大,完全可以把它去掉。

    针对这种情况,我们可以复制网页内容后,在Word文档中点击“编辑/选择性粘贴”命令,在“选择性粘贴”对话框中选“无格式文本”或“未设格式的Unicode文本”,点击“确定”即可。这样,复制过来的只是网页中的文字,至于字体格式、段落设置等无用数据,就被自动滤除了。

    行列互换很简单

    在办公操作中,有时我们需要将表格中的行和列进行转换。这实际上就是Word的行列互换操作。这种操作,如果通过手工来进行转换,不仅工作量大,而且容易出错。借助选择性粘贴命令以及Excel,则可以轻松完成所需。

    在Word中右击表格左上角的十字标全选整个表格,然后执行右键菜单中的“复制”命令。接下来打开Excel,在任意单元格处点击鼠标右键,选择“选择性粘贴/文本”命令,将Word表格粘贴到Excel中。选中并右击复制这些带有数据的单元格。然后切换到另一空白工作表中,右击并执行“选择性粘贴”命令。最后在弹出的对话框中勾选“转置”复选框后点击确定即可(如图3)。此时,我们便会发现Excel表格中的行列已经按照我们的要求互换了,而且各个单元格的数据也分毫不差,这时再将转置好的表格拷贝回Word就行了。对于转换成功的表格,需要重新设置一下新表格的边框,因为转换成功后的表格默认是没有边框的。

Office巧用选择性粘贴实现强大功能

    选择性粘贴助力减小Word文档体积

在往Word文档中添加图片时,一般操作是先用工具软件打开图片再进行复制和粘贴操作,这样操作的结果会增加文档容量的大小。原因是当采用粘贴命令时,文档中增加的内容除了我们所需要的图片本身,还有许多与图片和软件有关的信息,并且Word还自动在图片和原来软件中创建了链接。这些数据都是Word体积增大的罪魁祸首。而使用选择性粘贴命令粘贴图片,则只往文档中添加图片本身,由于滤除了前面所说的无用信息,使得Word文档体积大大减小。

通过以上事例,我们可以发现,Office的选择性粘贴有着很强大的功能,只要我们合理运用,一定会给我们的办公带来更大的方便。

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