OFFICE锦囊妙计2005之EXCEL篇

在Excel中快速求和    Excel工具栏下方有一条状态栏，如果你在工作表单元格中键入一个“=”，点击状态栏左边的名称框的下拉箭头，将会弹出一份包含了各种常用函数的列表，比如说Sum（求和）、Average（平均值）等。如果你想计算一组数字的和，或统计一组名单的数量，同时又不愿意将得出的结果保留在单元格内，那么，你只需选中那一组数字（或名单）所在的单元格区域，状态栏中就会显示它的和

在Excel中快速求和    Excel工具栏下方有一条状态栏，如果你在工作表单元格中键入一个“=”，点击状态栏左边的名称框的下拉箭头，将会弹出一份包含了各种常用函数的列表，比如说Sum（求和）、Average（平均值）等。如果你想计算一组数字的和，或统计一组名单的数量，同时又不愿意将得出的结果保留在单元格内，那么，你只需选中那一组数字（或名单）所在的单元格区域，状态栏中就会显示它的和。如果你不想求和，可点击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择所需的函数，相对应的运算结果将会立即显示出来。

为工作表标签添加颜色标记    如果Excel文档中包含了多个工作表，可能你无法迅速地挑出所需的工作表。没关系，为什么不试试为工作表标签加上颜色标记呢？当你点击某个工作表标签时，它的标题下方将会出现一根你所选颜色的细线，当你选中其它工作表时，该工作表的整个标签都将填满你所选的颜色，非常醒目。操作方法如下：选定需要添加颜色标记的工作表标签，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“工作表标签颜色”，单击所需颜色，再点击“确定”按钮即可（如图）。

将一组单元格转变成列表    如果你希望将一组单元格转变成一份列表，以便对其内容进行分类、筛选和汇总，没问题，请按照如下方法进行操作：选择要指定为列表的单元格区域，点击菜单“数据”|“列表”|“创建列表”。如果这组单元格的第一行为标题栏的话，那么，转变成列表后，这一栏将会变成下拉菜单的形式。你可以在下拉菜单中选择“升序排列”或“降序排列”；或者点击其中的某一项，列表将会自动隐藏其它行，突出显示该项所对应的行；另外，也可以点击“自定义…”，在弹出的“自定义自动筛选方式”对话框内输入条件，然后点击“确定”按钮，Excel将会自动筛选出符合条件的结果。

让单元格内的内容持固定不变    如果将同一个公式应用于多个单元格的话―无论是简单的求和，还是复杂的运算―并不需要每次都将公式重新键入一遍。将鼠标光标移到包含了数学运算函数的单元格的右下角，它将会变成一个黑色的十字形填充柄，向下拖动它，该公式将会被复制到下面的单元格内，Excel将自动调整公式所指向单元格的数值，得出匹配的结果。    如果你希望其中一个单元格的内容保持不变；或者进行同步运算，需要一直指向某列（比如说A列）中的数值时（也就是说该列的内容必须保持固定不变时）；你只需要在引用的列（或列与行）前面加上一个$――例如$A$7――Excel在运算时就不会改变它的内容了。

快速调整列宽    如果你在某一列的单元格中放置的文本字节太长，使得它在单元格中无法完整地显示出来，没关系，只需要将鼠标光标移到该列顶部的列标题的右下角，它将会变成一个黑色十字手柄，双击它，Excel将会自动调整列宽，直到所有的文本内容都被完整地显示出来为止。如果你觉得列宽太长了，不方便查看其它列的内容，那么，先选中该列，然后点击菜单“格式”|“设置单元格格式”，在弹出的对话框内点击“对齐”选项卡，将复选框“自动换行”打上勾，单元格内的文本内容将会呈多行显示，列宽仍维持不变（如图）。

快速打开工作表    在Excel工作簿中，如果工作表比较多，难以快速定位并打开某张表，可以在左下角的导航按钮上单击右键，就会显示所有工作表列表，选取相应工作表即可（如图）。

快速填充超长列    表格中已经有大量的数据，需要在表格旁的某列中输入公式进行计算，可以在第一个单元格输入公式后，向下拖动填充柄，但因为行数很多，向下拖动时很难找到数据区域的末尾，更好的做法是，双击填充柄，自动填充至数据区域的末尾。

选中整个数据区域    如果要选中整个数据区域（数据按行列排列的矩形区域），而不是表格中的所有单元格（按Ctrl+A可以选中表格中的所有单元格），可以按Ctrl+Shift+*，这样就不会选中区域外的内容。

在同一单元格内强制换行    如果输入文字时，希望在同一单元格内强制换行，可以在输入完单元格内的第一行文字后，按Alt+Enter键，就能在同一单元格中另起一行输入文字了。

输入时自动在中英文输入法之间切换    在输入数据时，如果某列的数据是中文，而另一列则是英文，输入时就不得不频繁在中英文输入法之间切换。可以选定英文数据所在列，从菜单选择“数据”|“有效性”命令，单击“输入法模式”选项卡，将输入法模式改为“关闭（英文模式）”，这样，在输入到该列的单元格时，就会自动关闭中文输入法（如图）。

自动为以“万”为单位的数据补足末尾的0    在大量输入以“万”为单位的数据时，每次输入数据末尾的4个0很麻烦。可以从菜单选择“工具”|“选项”命令，在“编辑”选项卡下，选中“自动设置小数点”，并设置“位数”为“-4”，这样就能在数据末尾自动补足4个0。例如，输入35，按Enter键后，自动变为350000。此设置将会影响以后的所有输入过程，因此在输入完毕后，要取消此设置（如图）。

快速为单元格或区域设置名称    ”名称“是Excel中很有用的功能，单元格或区域有了名称，不仅好记（用你自己熟悉的词汇表示单元格或区域），还可以方便地从名称框进行快速定位，并可以直接在公式和函数中引用名称，而不必关心名称所对应的数据在什么位置。常规的定义名称方法是：从菜单选择“插入”|“名称”命令进行设置。快速设置名称的方法是：选中单元格或区域后，在名称框直接输入名称，并按Enter键确认。

复制表格内容及列宽    复制表格时，粘贴到其他位置后，数据和格式都可以保留下来，但表格列宽将采用当前位置的列宽。可以在粘贴数据后，立即在当前数据区域中单击右键，选择“选择性粘贴”命令，并选择“列宽”，即可将原来的列宽应用到当前位置。

在同一单元格中显示日期    单元格中是日期类型的数据时，可以通过设置单元格格式让日期以各种格式显示。如果想让日期按“2005-3-21 星期一”的方式显示，可以从菜单选择“格式”|“单元格”命令，选择“自定义”分类，并在类型中输入“yyyy-m-d aaa”，即可按上述日期类型显示（如图）。

表头重复打印    Excel表很大时，打印出来的内容将会跨页。如果希望在每一页上都显示表格标题，可以从菜单选择“文件”|“页面设置”命令，选择“工作表”选项卡，在“顶端标题行”设置中，在表中选择希望重复打印到每列的标题，可以选择多行，如有必要，也可以设置“左端标题列”。